Vendor catering yang tepat bukan selalu vendor dengan harga paling murah atau menu paling banyak. Yang lebih penting adalah apakah layanan yang ditawarkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan acara, jumlah peserta, cara penyajian dan kondisi yang sudah Anda rencanakan.
Untuk acara keluarga dengan jumlah tamu terbatas, kebutuhannya tentu berbeda dengan meeting perusahaan, seminar, gathering atau resepsi pernikahan. Karena itu, sebaiknya jangan langsung memilih vendor hanya berdasarkan satu faktor saja.
Berikut beberapa hal yang dapat Anda pertimbangkan sebelum menentukan vendor catering untuk acara Anda.
1. Tentukan Kebutuhan Acara Sebelum Mencari Vendor
Sebelum membandingkan vendor catering, tentukan terlebih dahulu seperti apa kebutuhan acara Anda. Ini akan membuat proses mencari catering menjadi jauh lebih mudah.
Beberapa informasi dasar yang sebaiknya sudah Anda ketahui antara lain:
- jenis acara yang akan diselenggarakan;
- perkiraan jumlah peserta atau tamu;
- tanggal dan waktu acara;
- lokasi acara;
- jenis penyajian yang diinginkan;
- kisaran anggaran yang disiapkan.
Misalnya, untuk rapat atau training dengan banyak peserta, nasi box dapat menjadi pilihan yang lebih praktis karena konsumsi dapat dibagikan secara individual.
Sementara untuk acara yang menggunakan konsep makan bersama, prasmanan dapat menjadi salah satu pilihan yang dipertimbangkan.
Dengan mengetahui kebutuhan sejak awal, Anda juga dapat memberikan informasi yang lebih jelas ketika menghubungi vendor catering.
2. Jangan Membandingkan Harga Tanpa Melihat Apa yang Ditawarkan
Harga memang menjadi salah satu pertimbangan penting saat memilih catering. Namun membandingkan vendor hanya berdasarkan angka akhir sering kali kurang tepat.
Dua paket catering dapat memiliki harga yang berbeda karena jenis paket maupun kebutuhan pemesanannya juga berbeda.
Karena itu, ketika menerima penawaran catering, perhatikan terlebih dahulu informasi seperti:
- harga per porsi atau per paket;
- minimum pemesanan;
- jenis produk atau paket yang ditawarkan;
- jumlah porsi atau kapasitas paket;
- ketentuan lain yang berkaitan dengan pesanan.
Harga yang lebih murah belum tentu menjadi pilihan yang paling sesuai jika paket tersebut tidak cocok dengan kebutuhan acara Anda.
Lebih baik membandingkan beberapa pilihan berdasarkan kebutuhan yang sama agar hasil perbandingannya lebih relevan.
3. Perhatikan Cara Vendor Berkomunikasi
Komunikasi menjadi bagian penting dalam pemesanan catering karena ada banyak detail yang harus disepakati sebelum hari acara.
Vendor sebaiknya dapat memahami informasi dasar seperti jumlah pesanan, tanggal, waktu, lokasi dan jenis catering yang dibutuhkan.
Anda juga sebaiknya merasa nyaman untuk bertanya apabila ada detail yang belum jelas.
Komunikasi yang baik membantu mengurangi risiko terjadinya perbedaan pemahaman antara pelanggan dan vendor.
Saat pertama kali menghubungi catering, Anda dapat langsung memberikan informasi dalam format sederhana seperti:
Jenis acara: Meeting kantor
Jumlah peserta: 150 orang
Tanggal: 20 September
Waktu: 12.00
Lokasi: Jakarta Selatan
Jenis catering yang dicari: Nasi box
Dengan informasi seperti ini, vendor akan lebih mudah memahami kebutuhan Anda sejak awal.
4. Pilih Jenis Catering yang Sesuai dengan Bentuk Acara
Tidak semua jenis catering cocok untuk setiap acara. Bentuk penyajian juga perlu disesuaikan dengan situasi dan jumlah peserta.
Nasi Box
Nasi box dapat dipertimbangkan untuk acara yang membutuhkan pembagian konsumsi secara individual, seperti meeting, seminar, training, pengajian maupun kegiatan dengan jadwal makan yang terstruktur.
Nasi Tumpeng
Nasi tumpeng dapat digunakan untuk acara yang memiliki unsur perayaan atau kebersamaan, seperti syukuran, ulang tahun, peresmian maupun kegiatan kantor tertentu.
Prasmanan
Prasmanan lebih sesuai untuk acara yang memiliki konsep makan bersama dan jumlah peserta yang cukup banyak, misalnya pernikahan, gathering dan berbagai acara keluarga atau perusahaan.
Liwetan Tampah
Liwetan tampah dapat menjadi pilihan untuk acara yang lebih menonjolkan suasana makan bersama dan kebersamaan.
Memilih jenis catering yang tepat akan membantu penyajian makanan lebih sesuai dengan jalannya acara.
5. Pastikan Detail Pesanan Sudah Jelas Sebelum Hari Acara
Setelah menentukan vendor dan paket catering, jangan berhenti hanya pada kesepakatan mengenai harga.
Pastikan kembali beberapa informasi utama sebelum hari acara, terutama:
- jenis paket yang dipesan;
- jumlah pesanan;
- tanggal acara;
- waktu catering dibutuhkan;
- alamat tujuan;
- kontak yang dapat dihubungi saat hari acara.
Semakin jelas informasi yang diberikan, semakin kecil kemungkinan terjadi kesalahan akibat perbedaan informasi.
Untuk acara dengan jumlah peserta yang cukup besar, sebaiknya detail tersebut sudah dipastikan sebelum mendekati hari pelaksanaan.
Jadi, Vendor Catering Seperti Apa yang Sebaiknya Dipilih?
Tidak ada satu vendor yang otomatis menjadi pilihan terbaik untuk semua jenis acara.
Vendor catering yang tepat adalah vendor yang penawarannya sesuai dengan kebutuhan acara Anda, memiliki informasi paket yang jelas dan dapat berkomunikasi dengan baik mengenai detail pesanan.
Karena itu, sebelum memutuskan, jangan hanya bertanya:
“Berapa harga per porsinya?”
Coba tanyakan juga apakah paket tersebut sesuai dengan jumlah peserta, jenis acara, lokasi dan cara penyajian yang Anda butuhkan.
Dengan pendekatan seperti ini, Anda dapat memilih catering berdasarkan kebutuhan acara secara keseluruhan, bukan hanya berdasarkan satu angka.
Sedang Mencari Catering untuk Acara?
Catering Ibu Dedeh menyediakan pilihan Nasi Box dan Nasi Besek, Aneka Tumpeng, Liwetan Tampah serta Prasmanan untuk berbagai kebutuhan kantor, keluarga dan acara di wilayah Jabodetabek.
Untuk mengetahui pilihan yang sesuai, informasikan jenis acara, jumlah peserta, tanggal dan lokasi saat menghubungi kami.