Untuk 100 peserta yang sudah dikonfirmasi dan setiap orang membutuhkan satu porsi, titik awal paling sederhana adalah 100 porsi. Namun sebelum melakukan pemesanan, periksa kembali apakah angka 100 tersebut benar-benar jumlah orang yang akan makan atau hanya jumlah undangan yang disebarkan.
Perbedaan antara jumlah undangan, jumlah tamu dan jumlah orang yang mendapatkan konsumsi dapat membuat kebutuhan catering berubah cukup banyak.
Karena itu, jangan langsung menggunakan angka 100 sebelum mengetahui dari mana angka tersebut berasal.
100 Tamu Berarti Berapa Porsi Catering?
Jika terdapat 100 orang yang sudah dipastikan hadir dan setiap orang mendapatkan satu konsumsi, maka perhitungan awalnya sederhana:
100 orang × 1 porsi per orang = 100 porsi catering
Namun angka tersebut merupakan titik awal, bukan otomatis jumlah akhir yang harus dipesan.
Anda masih perlu memeriksa apakah terdapat orang lain yang juga membutuhkan konsumsi, seperti panitia, kru, pembicara atau pihak lain yang terlibat dalam acara.
Bedakan Jumlah Undangan dan Jumlah Tamu
Kesalahan yang sering terjadi adalah menggunakan jumlah undangan sebagai jumlah orang.
Misalnya Anda menyebarkan 100 undangan pernikahan. Itu tidak selalu berarti hanya 100 orang yang akan datang karena satu undangan dapat mewakili lebih dari satu tamu.
Sebaliknya, untuk seminar dengan 100 peserta yang melakukan registrasi individual, angka 100 biasanya lebih dekat dengan jumlah orang sebenarnya.
Karena itu, sebelum menghitung catering, tentukan terlebih dahulu:
- apakah angka tersebut jumlah undangan;
- jumlah peserta terdaftar;
- perkiraan tamu yang benar-benar hadir;
- atau jumlah orang yang memang akan menerima makanan.
Untuk menghitung catering, yang paling penting bukan jumlah undangan, tetapi perkiraan jumlah orang yang benar-benar membutuhkan konsumsi.
Jangan Lupa Panitia, Kru dan Pihak yang Terlibat
Ketika menghitung jumlah orang, perhatian biasanya langsung tertuju kepada tamu.
Padahal beberapa acara juga memiliki orang lain yang berada di lokasi dan membutuhkan konsumsi.
Contohnya:
- panitia;
- pembicara;
- trainer;
- moderator;
- tim internal perusahaan;
- kru acara;
- orang lain yang memang termasuk dalam konsumsi acara.
Misalnya terdapat 100 peserta seminar dan 8 panitia yang juga mendapatkan makan.
100 peserta + 8 panitia = setidaknya 108 orang yang membutuhkan konsumsi.
Dalam kondisi tersebut, menghitung hanya 100 porsi tentu tidak lagi menggambarkan kebutuhan sebenarnya.
Bagaimana Menghitung Nasi Box untuk 100 Orang?
Untuk nasi box, perhitungannya relatif mudah karena satu paket biasanya dialokasikan kepada satu orang.
Jika terdapat 100 peserta yang dipastikan membutuhkan konsumsi, maka perhitungan awalnya adalah 100 box.
Jika terdapat tambahan 10 panitia, maka kebutuhan dasarnya menjadi 110 box.
Model seperti ini cocok untuk:
- meeting kantor;
- seminar;
- training;
- rapat;
- pengajian;
- kegiatan komunitas;
- acara dengan pembagian konsumsi individual.
Catering Ibu Dedeh memiliki pilihan Nasi Box dan Nasi Besek mulai Rp22.000 per porsi dengan minimum pemesanan 100 porsi.
Apakah Perlu Memesan Lebih dari Jumlah Tamu?
Dalam beberapa acara, menyediakan sejumlah porsi tambahan dapat dipertimbangkan untuk mengantisipasi perubahan jumlah peserta atau kebutuhan yang sebelumnya belum dihitung.
Namun jumlah cadangan sebaiknya tidak ditentukan secara sembarangan dengan satu persentase yang dianggap berlaku untuk semua acara.
Pertimbangkan kondisi acara Anda terlebih dahulu.
Cadangan Lebih Relevan Jika:
- jumlah peserta masih dapat berubah;
- ada kemungkinan tamu tambahan;
- jumlah panitia belum benar-benar final;
- acara menerima peserta tanpa registrasi yang ketat;
- Anda memang ingin menyediakan konsumsi tambahan sebagai antisipasi.
Cadangan Mungkin Tidak Perlu Banyak Jika:
- daftar peserta sudah dikunci;
- setiap orang melakukan registrasi;
- jumlah konsumsi didistribusikan berdasarkan nama atau tiket;
- perubahan peserta sangat kecil kemungkinannya.
Jadi, jangan otomatis menambahkan jumlah besar tanpa mempertimbangkan karakter acara.
Bagaimana dengan Prasmanan untuk 100 Tamu?
Pada catering prasmanan, pendekatannya sedikit berbeda dari nasi box.
Nasi box memiliki satu paket yang jelas untuk satu penerima. Prasmanan menggunakan sajian bersama sehingga pola konsumsi tamu dapat berbeda.
Namun jumlah tamu tetap menjadi dasar utama ketika melakukan pemesanan.
Jika Anda memperkirakan 100 orang akan makan, informasikan angka tersebut kepada vendor ketika meminta paket catering.
Catering Ibu Dedeh menyediakan Paket Prasmanan mulai Rp45.000 per porsi dengan minimum pemesanan 100 porsi.
Jika jumlah tamu Anda berada di sekitar minimum tersebut, sebaiknya konfirmasikan perkiraan peserta secara cukup akurat sebelum pesanan difinalisasi.
Apakah Semua 100 Tamu Pasti Makan?
Belum tentu. Namun sebaiknya jangan mengurangi jumlah catering hanya berdasarkan asumsi bahwa sebagian orang mungkin tidak makan.
Untuk acara tertentu, mungkin ada peserta yang datang terlambat, pulang lebih awal atau memilih tidak mengambil konsumsi.
Tetapi sulit mengetahui hal tersebut secara pasti sebelum acara berlangsung.
Karena itu, gunakan jumlah orang yang secara wajar diperkirakan membutuhkan konsumsi sebagai dasar perhitungan.
Lebih baik menghitung berdasarkan data peserta yang masuk akal daripada mengurangi jumlah hanya karena berharap sebagian tamu tidak makan.
Contoh Perhitungan untuk Meeting 100 Orang
Misalnya sebuah perusahaan mengadakan meeting dengan:
- 100 peserta;
- 5 orang panitia;
- 2 pembicara;
- 3 anggota tim tambahan.
Maka orang yang membutuhkan konsumsi adalah:
100 peserta + 5 panitia + 2 pembicara + 3 tim tambahan = 110 orang.
Jika setiap orang mendapatkan satu nasi box, kebutuhan dasar menjadi 110 box.
Ini menunjukkan mengapa menghitung hanya berdasarkan jumlah peserta utama dapat menghasilkan jumlah yang kurang tepat.
Contoh Perhitungan untuk Acara Keluarga
Acara keluarga biasanya sedikit berbeda karena jumlah peserta mungkin tidak didasarkan pada registrasi formal.
Misalnya Anda memperkirakan:
- 80 anggota keluarga dan tamu;
- 10 orang yang membantu acara;
- sekitar 10 tamu tambahan yang masih mungkin hadir.
Maka angka perencanaan Anda dapat berada di sekitar 100 orang.
Dalam kasus seperti ini, penting untuk memperbarui perkiraan menjelang acara apabila terjadi perubahan jumlah tamu.
Bagaimana Kalau Pesertanya Tepat 100 Orang tetapi Minimum Catering 100 Porsi?
Jika paket memiliki minimum 100 porsi dan peserta Anda tepat 100 orang, secara jumlah minimum memang sudah sesuai.
Namun periksa kembali apakah ada panitia atau orang lain yang juga perlu mendapatkan konsumsi.
Contohnya:
100 tamu + 5 panitia berarti kebutuhan sebenarnya sudah lebih dari 100 porsi.
Jadi minimum pemesanan bukan berarti angka tersebut otomatis cukup untuk seluruh kebutuhan acara.
Nasi Box atau Prasmanan untuk 100 Orang?
Jumlah 100 orang belum menentukan jenis catering yang harus digunakan.
Untuk acara yang membutuhkan pembagian makanan individual, nasi box dapat menjadi pilihan praktis.
Untuk acara dengan sesi makan bersama, prasmanan dapat lebih sesuai.
Kami membahas perbedaannya lebih lengkap dalam artikel Nasi Box atau Prasmanan? Mana yang Lebih Cocok untuk Acara?
Checklist Menghitung Catering untuk 100 Tamu
Sebelum menentukan jumlah akhir, gunakan checklist sederhana berikut:
- Tentukan jumlah orang yang benar-benar diperkirakan hadir.
- Bedakan jumlah undangan dengan jumlah orang.
- Tambahkan panitia, kru atau pihak lain yang mendapatkan konsumsi.
- Tentukan apakah menggunakan nasi box atau prasmanan.
- Periksa minimum pemesanan paket.
- Pertimbangkan apakah jumlah peserta masih mungkin berubah.
- Konfirmasikan jumlah akhir kepada vendor sebelum hari acara.
Jadi, Berapa Porsi untuk 100 Tamu?
Jika benar-benar terdapat 100 orang dan setiap orang membutuhkan satu porsi, maka angka dasar yang paling sederhana adalah 100 porsi.
Namun jangan berhenti di sana.
Periksa kembali apakah 100 merupakan jumlah orang sebenarnya, apakah panitia sudah termasuk dan apakah jumlah peserta masih dapat berubah.
Untuk nasi box, perhitungan biasanya lebih langsung karena satu orang mendapatkan satu paket. Untuk prasmanan, informasikan perkiraan jumlah tamu kepada vendor agar kebutuhan dapat disesuaikan dengan paket yang tersedia.
Intinya, perhitungan catering yang baik dimulai dari jumlah orang yang akan makan, bukan sekadar jumlah undangan yang dibuat.
Sedang Menyiapkan Catering untuk 100 Orang?
Catering Ibu Dedeh memiliki pilihan Nasi Box dan Nasi Besek mulai Rp22.000 per porsi serta Paket Prasmanan mulai Rp45.000 per porsi. Keduanya memiliki pilihan paket dengan minimum pemesanan 100 porsi.
Tersedia juga Aneka Tumpeng dan Liwetan Tampah untuk kebutuhan acara lainnya.
Informasikan jenis acara, jumlah orang, tanggal dan lokasi agar pilihan catering serta ketersediaan pelayanan dapat dikonfirmasi.