Kapan Sebaiknya Memesan Catering Sebelum Hari Acara?

Tidak ada satu aturan yang berlaku untuk semua acara mengenai kapan catering harus dipesan. Acara kecil dengan kebutuhan sederhana tentu berbeda dengan meeting 200 orang, gathering perusahaan atau resepsi pernikahan dengan banyak tamu.

Namun secara umum, semakin besar jumlah pesanan dan semakin kompleks acaranya, semakin baik jika proses mencari dan menghubungi vendor catering dilakukan lebih awal.

Dengan persiapan yang cukup, Anda memiliki waktu untuk membandingkan pilihan, memastikan ketersediaan dan menghindari keputusan terburu-buru menjelang hari acara.

Mengapa Catering Sebaiknya Tidak Dipesan Terlalu Mendadak?

Pemesanan catering tidak hanya berkaitan dengan memilih makanan. Ada beberapa informasi yang perlu disesuaikan terlebih dahulu, seperti jumlah porsi, jenis paket, waktu kebutuhan, lokasi dan tanggal acara.

Jika pemesanan dilakukan terlalu dekat dengan hari acara, beberapa hal dapat menjadi lebih sulit untuk disesuaikan.

Misalnya:

• jumlah peserta belum final;
• paket yang diinginkan belum ditentukan;
• lokasi acara belum dikonfirmasi;
• waktu makan belum masuk ke susunan acara;
• vendor yang ingin digunakan belum tentu tersedia.

Semakin besar acara Anda, semakin penting untuk memberikan waktu yang cukup dalam proses perencanaan catering.

Berapa Hari Sebelum Acara Sebaiknya Mulai Menghubungi Catering?

Tidak ada angka baku karena setiap vendor dan acara memiliki kondisi yang berbeda.

Namun sebagai panduan perencanaan, Anda dapat mulai menggunakan pendekatan berikut.

Acara Sederhana: Mulai Beberapa Hari Sebelumnya

Untuk kebutuhan yang relatif sederhana dengan jumlah peserta yang sudah jelas, proses pemesanan dapat lebih singkat dibandingkan acara besar.

Contohnya dapat berupa:

• meeting kantor;
• rapat perusahaan;
• pengajian;
• acara keluarga;
• kegiatan komunitas.

Jika kebutuhan sudah jelas, sebaiknya tetap jangan menunggu sampai hari terakhir. Beberapa hari sebelumnya memberikan waktu untuk mengonfirmasi jumlah, lokasi dan jadwal.

Pesanan 100 Porsi atau Lebih: Lebih Baik Mulai Lebih Awal

Ketika jumlah pesanan sudah mencapai 100 porsi atau lebih, ada lebih banyak hal yang perlu dipastikan dibandingkan pesanan dalam jumlah kecil.

Anda perlu memastikan:

• jumlah peserta cukup akurat;
• jenis catering sesuai dengan bentuk acara;
• jadwal makan sudah diketahui;
• alamat tujuan sudah jelas;
• vendor dapat menerima pesanan pada tanggal tersebut.

Untuk kebutuhan seperti ini, mulai menghubungi vendor sekitar satu minggu atau lebih sebelum acara dapat memberikan ruang perencanaan yang lebih nyaman.

Bagaimana dengan Catering untuk Meeting Kantor?

Meeting kantor sering kali menggunakan konsumsi individual seperti nasi box atau nasi besek.

Walaupun bentuk penyajiannya relatif praktis, sebaiknya tetap mulai merencanakan catering segera setelah beberapa informasi utama sudah tersedia.

Minimal Anda sebaiknya mengetahui:

• tanggal meeting;
• jumlah peserta;
• waktu konsumsi;
• lokasi kegiatan;
• jenis catering yang dibutuhkan.

Jika meeting melibatkan banyak peserta, menunggu sampai satu atau dua hari sebelum acara dapat membuat proses pemesanan lebih terburu-buru.

Karena itu, ketika tanggal dan jumlah peserta sudah mulai jelas, Anda dapat mulai meminta informasi paket lebih awal.

Bagaimana dengan Seminar dan Training?

Seminar dan training biasanya memiliki jadwal yang cukup terstruktur.

Waktu registrasi, sesi materi, istirahat dan makan sering sudah ditentukan dalam agenda acara.

Dalam kondisi seperti ini, catering sebaiknya menjadi bagian dari perencanaan acara sejak awal dan bukan baru dipikirkan setelah seluruh kebutuhan lainnya selesai.

Jika peserta berjumlah 100, 200 atau lebih, jumlah konsumsi juga perlu diperhitungkan dengan cukup hati-hati.

Nasi box sering digunakan untuk kegiatan seperti ini karena lebih mudah dibagikan kepada masing-masing peserta.

Kapan Memesan Catering untuk Gathering Perusahaan?

Gathering biasanya memiliki lebih banyak komponen dibandingkan meeting biasa.

Selain jumlah peserta, Anda mungkin juga perlu menentukan apakah konsumsi akan menggunakan nasi box, prasmanan, tumpeng atau bentuk penyajian lainnya.

Untuk acara seperti ini, sebaiknya proses mencari vendor sudah dimulai ketika tanggal dan perkiraan jumlah peserta diketahui.

Dengan begitu Anda memiliki waktu untuk mempertimbangkan:

• jenis catering;
• anggaran;
• jumlah peserta;
• lokasi;
• jadwal makan;
• ketersediaan vendor.

Jika gathering melibatkan banyak peserta, mulai beberapa minggu sebelumnya dapat memberikan proses perencanaan yang lebih nyaman.

Bagaimana dengan Catering Pernikahan?

Pernikahan biasanya membutuhkan perencanaan lebih awal dibandingkan kegiatan kantor sederhana.

Jumlah tamu dapat lebih banyak, waktu acara harus disesuaikan dan konsumsi menjadi bagian penting dari keseluruhan pengalaman tamu.

Jika Anda berencana menggunakan catering prasmanan, sebaiknya jangan menunggu hingga mendekati hari pernikahan sebelum mulai mencari vendor.

Mulailah ketika beberapa informasi berikut sudah tersedia:

• tanggal pernikahan;
• lokasi acara;
• perkiraan jumlah tamu;
• jenis penyajian yang diinginkan;
• kisaran anggaran catering.

Untuk pernikahan atau acara besar lainnya, memulai proses beberapa minggu sebelumnya biasanya memberikan waktu yang lebih baik untuk berdiskusi dan memastikan detail acara.

Untuk acara besar, tujuan memesan lebih awal bukan hanya mendapatkan vendor, tetapi juga memberikan waktu untuk memastikan detail pesanan dengan lebih tenang.

Apakah Bisa Pesan Catering H-1?

Mungkin saja ada vendor yang masih dapat menerima pesanan mendadak, tetapi hal tersebut sangat bergantung pada jumlah pesanan, jenis catering, lokasi dan kapasitas vendor pada tanggal tersebut.

Karena itu, sebaiknya jangan menjadikan H-1 sebagai rencana utama.

Terutama jika pesanan Anda:

• berjumlah besar;
• memerlukan jenis paket tertentu;
• berada cukup jauh dari lokasi vendor;
• diperlukan pada jam tertentu;
• jatuh pada tanggal dengan banyak acara.

Jika memang harus memesan mendadak, segera informasikan kebutuhan secara lengkap agar vendor dapat langsung mengecek apakah pesanan masih memungkinkan.

Informasi Apa yang Harus Disiapkan Saat Menghubungi Vendor?

Semakin lengkap informasi awal yang Anda berikan, semakin mudah vendor memahami kebutuhan acara.

Anda tidak perlu membuat pesan panjang. Cukup sampaikan beberapa informasi utama.

Dengan format seperti ini, vendor sudah mendapatkan gambaran awal mengenai pesanan Anda.

Bagaimana Jika Jumlah Peserta Belum Final?

Anda tetap dapat mulai mencari informasi catering meskipun jumlah peserta belum benar-benar final.

Gunakan perkiraan yang paling masuk akal terlebih dahulu.

Misalnya:

“Jumlah peserta sementara sekitar 180–200 orang.”

Informasi seperti ini sudah cukup untuk memulai diskusi awal mengenai pilihan catering dan kisaran kebutuhan acara.

Setelah jumlah peserta semakin jelas, Anda dapat melakukan konfirmasi kembali sebelum pesanan difinalisasi.

Kapan Waktu Terbaik untuk Mulai Mencari Catering?

Waktu terbaik sebenarnya adalah ketika tiga informasi utama sudah mulai diketahui:

1. tanggal acara;
2. perkiraan jumlah peserta;
3. lokasi acara.

Anda tidak perlu menunggu seluruh detail acara selesai sebelum mulai menghubungi catering.

Justru dengan mencari informasi lebih awal, Anda dapat mengetahui pilihan paket dan menggunakannya sebagai bagian dari perencanaan acara.

Patokan Sederhana Berdasarkan Jenis Acara

Sebagai gambaran praktis, Anda dapat menggunakan pendekatan berikut:

• Meeting atau rapat: mulai beberapa hari hingga sekitar satu minggu sebelumnya.
• Seminar atau training: sekitar satu minggu atau lebih, terutama jika pesertanya banyak.
• Syukuran atau acara keluarga: mulai beberapa hari hingga beberapa minggu sebelumnya tergantung jumlah peserta.
• Gathering perusahaan: sebaiknya mulai beberapa minggu sebelumnya jika skalanya cukup besar.
• Pernikahan: sebaiknya direncanakan lebih awal dan tidak menunggu mendekati hari acara.

Patokan tersebut bukan aturan wajib. Setiap vendor memiliki jadwal dan kapasitas yang berbeda.

Yang terpenting adalah tidak menunggu terlalu dekat dengan hari acara jika kebutuhan catering Anda sudah dapat diperkirakan.

Kesimpulan: Semakin Besar Acara, Semakin Awal Sebaiknya Memesan

Tidak ada satu waktu pemesanan yang cocok untuk seluruh jenis acara.

Namun prinsip sederhananya adalah semakin banyak peserta dan semakin kompleks kebutuhan acara, semakin awal sebaiknya Anda mulai mencari catering.

Meeting sederhana mungkin dapat direncanakan dalam waktu relatif singkat. Sebaliknya, seminar besar, gathering atau pernikahan sebaiknya mulai dipersiapkan jauh lebih awal.

Memesan lebih awal memberikan waktu untuk memastikan jumlah peserta, memilih jenis catering yang sesuai dan mengonfirmasi detail tanpa harus terburu-buru.

Sudah Menentukan Tanggal Acara?

Jika tanggal dan perkiraan jumlah peserta sudah diketahui, Anda dapat mulai melihat pilihan Catering Ibu Dedeh.

Tersedia Nasi Box dan Nasi Besek untuk konsumsi individual, Aneka Tumpeng untuk berbagai momen perayaan, Liwetan Tampah untuk makan bersama dan Paket Prasmanan untuk berbagai kebutuhan acara.

Pelayanan tersedia untuk wilayah Jabodetabek sesuai lokasi, tanggal dan jumlah pesanan.