Ketika mempersiapkan acara, catering sering baru mendapat perhatian setelah lokasi, undangan dan susunan kegiatan mulai ditentukan. Padahal keputusan mengenai konsumsi juga membutuhkan perencanaan yang cukup agar jumlah makanan, waktu penyajian dan bentuk catering sesuai dengan acara.
Masalah biasanya bukan karena seseorang tidak mempersiapkan catering sama sekali, tetapi karena ada beberapa detail penting yang terlupakan.
Berikut tujuh kesalahan yang cukup umum terjadi ketika memesan catering dan sebaiknya Anda hindari.
1. Memesan Catering Sebelum Mengetahui Perkiraan Jumlah Tamu
Jumlah peserta atau tamu merupakan salah satu informasi paling dasar dalam pemesanan catering.
Anda memang tidak harus mengetahui jumlah yang benar-benar final saat pertama kali mencari vendor. Namun setidaknya perlu ada perkiraan yang cukup realistis.
Misalnya, dibandingkan mengatakan:
“Acara saya lumayan besar, kira-kira berapa ya?”
Akan jauh lebih membantu jika Anda dapat mengatakan:
“Peserta sementara sekitar 180 sampai 200 orang.”
Dengan perkiraan seperti itu, vendor dapat lebih mudah memahami skala kebutuhan Anda.
Jumlah peserta juga memengaruhi jenis paket yang dapat dipertimbangkan. Beberapa paket catering memiliki minimum pemesanan tertentu, sehingga mengetahui perkiraan jumlah sejak awal sangat membantu.
2. Terlalu Fokus Mencari Harga Termurah
Harga tentu penting, terutama ketika catering mengambil porsi cukup besar dari anggaran acara.
Namun menjadikan harga terendah sebagai satu-satunya dasar keputusan dapat membuat Anda melewatkan pertimbangan lain yang sebenarnya lebih penting.
Saat membandingkan paket, periksa juga:
- jenis catering yang ditawarkan;
- harga per porsi atau per paket;
- minimum pemesanan;
- jumlah porsi atau kapasitas paket;
- kesesuaian paket dengan bentuk acara;
- ketentuan pemesanan yang diberikan vendor.
Dua paket dengan harga berbeda belum tentu menawarkan hal yang sama atau ditujukan untuk kebutuhan acara yang sama.
Pertanyaan yang lebih berguna bukan hanya “mana yang lebih murah?”, tetapi “mana yang paling sesuai dengan kebutuhan acara saya?”
3. Memilih Jenis Catering yang Tidak Sesuai dengan Acara
Kesalahan berikutnya adalah menentukan jenis catering hanya berdasarkan kebiasaan tanpa melihat bagaimana acara akan berlangsung.
Misalnya, nasi box cocok untuk banyak kegiatan karena makanan dibagikan secara individual. Ini dapat menjadi pilihan praktis untuk meeting, training, seminar dan kegiatan lain dengan waktu makan yang terstruktur.
Sementara prasmanan dapat lebih sesuai untuk acara yang menyediakan waktu makan bersama, seperti pernikahan, gathering atau acara keluarga.
Untuk momen perayaan seperti syukuran, ulang tahun atau peresmian, nasi tumpeng juga dapat menjadi pilihan.
Artinya, jenis catering sebaiknya mengikuti kebutuhan acara, bukan sebaliknya.
Meeting dengan 150 peserta dan waktu istirahat singkat mungkin lebih praktis menggunakan nasi box. Gathering dengan jumlah peserta yang sama dan sesi makan bersama dapat mempertimbangkan prasmanan.
4. Tidak Memperhitungkan Waktu Makan dalam Susunan Acara
Catering tidak berdiri sendiri. Waktu makan perlu menjadi bagian dari susunan acara.
Jika Anda memesan catering tetapi belum menentukan kapan konsumsi akan diberikan, masalah dapat muncul pada hari pelaksanaan.
Pertimbangkan beberapa pertanyaan berikut:
- jam berapa peserta mulai datang;
- kapan sesi istirahat berlangsung;
- berapa lama waktu yang tersedia untuk makan;
- apakah makanan dibagikan atau diambil sendiri;
- apakah terdapat lebih dari satu sesi konsumsi.
Misalnya, acara dimulai pukul 09.00 dan memiliki sesi makan pukul 12.00. Informasi waktu seperti ini sebaiknya sudah disampaikan ketika melakukan pemesanan.
Semakin jelas jadwalnya, semakin mudah kebutuhan catering disesuaikan dengan jalannya acara.
5. Baru Mencari Catering Ketika Hari Acara Sudah Sangat Dekat
Kesalahan ini cukup sering terjadi karena catering dianggap dapat dipesan setelah kebutuhan acara lainnya selesai.
Padahal semakin besar pesanan, semakin banyak hal yang perlu dikonfirmasi.
Jika Anda baru mencari vendor menjelang hari acara, pilihan dapat menjadi lebih terbatas karena vendor perlu mengecek kapasitas dan jadwal pesanan yang sudah ada.
Untuk acara seperti meeting dengan kebutuhan sederhana, waktu persiapan mungkin relatif lebih singkat.
Namun untuk seminar besar, gathering atau pernikahan, sebaiknya mulai mencari catering lebih awal.
Kami juga membahas hal ini lebih lengkap dalam artikel Kapan Sebaiknya Memesan Catering Sebelum Hari Acara?
6. Tidak Memberikan Informasi Lokasi secara Jelas
Lokasi acara merupakan informasi penting karena vendor perlu mengetahui tujuan pelayanan.
Jangan hanya menyampaikan nama kota apabila alamat atau area acara sudah diketahui.
Sebagai contoh:
“Lokasinya di Bekasi.”
Informasi tersebut dapat menjadi titik awal, tetapi akan lebih membantu jika Anda juga memberikan area atau alamat acara.
Beberapa informasi yang sebaiknya disiapkan antara lain:
- nama gedung atau tempat apabila ada;
- alamat atau area acara;
- kota;
- waktu catering dibutuhkan;
- kontak yang dapat dihubungi.
Untuk pemesanan Catering Ibu Dedeh di wilayah Jabodetabek, ketersediaan pelayanan dikonfirmasi berdasarkan lokasi, tanggal dan jumlah pesanan.
7. Tidak Memeriksa Kembali Detail Pesanan
Setelah berdiskusi dengan vendor dan menentukan paket, jangan menganggap seluruh detail otomatis sudah benar.
Sebelum hari acara, periksa kembali hal-hal utama seperti:
- nama atau jenis paket;
- jumlah pesanan;
- tanggal;
- waktu kebutuhan;
- alamat tujuan;
- kontak pada hari acara.
Jika jumlah peserta berubah, informasikan kepada vendor sesegera mungkin dan tanyakan apakah perubahan masih dapat dilakukan.
Konfirmasi sederhana dapat membantu menghindari kesalahan akibat informasi lama yang belum diperbarui.
Kesalahan Tambahan: Tidak Menyesuaikan Jumlah Pesanan dengan Peserta
Walaupun sudah memiliki jumlah tamu, ada kemungkinan jumlah pesanan tidak lagi sesuai karena daftar peserta berubah mendekati acara.
Misalnya, saat pertama kali melakukan perencanaan jumlah peserta diperkirakan 150 orang, tetapi beberapa hari kemudian bertambah menjadi 180 orang.
Jika informasi tersebut tidak diperbarui, jumlah konsumsi yang sudah direncanakan mungkin tidak lagi sesuai.
Karena itu, buat satu angka peserta yang menjadi acuan dan lakukan pembaruan apabila terjadi perubahan penting.
Kesalahan Tambahan: Tidak Menunjuk Satu Orang sebagai Kontak Catering
Pada acara dengan panitia atau tim yang cukup besar, terlalu banyak orang yang berkomunikasi dengan vendor dapat menyebabkan informasi berbeda-beda.
Lebih baik tentukan satu orang sebagai kontak utama untuk urusan catering.
Orang tersebut sebaiknya mengetahui:
- jumlah pesanan;
- jenis catering;
- waktu makan;
- alamat acara;
- perubahan terakhir terkait konsumsi.
Dengan satu jalur komunikasi, informasi akan lebih mudah dikendalikan.
Bagaimana Cara Memesan Catering dengan Lebih Teratur?
Anda tidak memerlukan sistem yang rumit. Cukup persiapkan informasi dasar sebelum menghubungi vendor.
Jenis acara: ...
Tanggal: ...
Waktu makan: ...
Jumlah peserta: ...
Lokasi: ...
Jenis catering yang diinginkan: ...
Perkiraan anggaran: ...
Setelah mendapat pilihan paket, catat paket yang dipertimbangkan dan periksa kembali apakah minimum pemesanan serta harga sesuai dengan kebutuhan Anda.
Jangan Takut Bertanya kepada Vendor
Salah satu penyebab kesalahan adalah pelanggan berasumsi mengenai sesuatu yang sebenarnya belum pernah dikonfirmasi.
Jika ada informasi yang belum jelas, tanyakan sebelum melakukan pemesanan.
Misalnya:
- berapa minimum pemesanan;
- berapa harga paket;
- apakah lokasi acara dapat dilayani;
- apakah tanggal yang diinginkan masih tersedia;
- informasi apa lagi yang perlu diberikan sebelum pesanan dikonfirmasi.
Komunikasi yang jelas jauh lebih baik daripada membuat asumsi yang baru diketahui salah saat mendekati acara.
Kesimpulan
Sebagian besar kesalahan ketika memesan catering sebenarnya dapat dihindari dengan perencanaan sederhana.
Mulailah dengan mengetahui jumlah peserta, tanggal dan lokasi. Setelah itu pilih jenis catering berdasarkan bentuk acara, bukan hanya berdasarkan harga.
Hindari memesan terlalu mendadak, berikan informasi yang jelas kepada vendor dan selalu periksa kembali detail pesanan sebelum hari acara.
Dengan langkah-langkah sederhana tersebut, proses mempersiapkan konsumsi dapat menjadi lebih teratur.
Sedang Menyiapkan Catering untuk Acara?
Catering Ibu Dedeh menyediakan pilihan Nasi Box dan Nasi Besek, Aneka Tumpeng, Liwetan Tampah dan Prasmanan untuk kebutuhan kantor, keluarga, pernikahan dan berbagai acara di Jabodetabek.
Sampaikan jenis acara, jumlah peserta, tanggal dan lokasi untuk mengonfirmasi pilihan serta ketersediaan pelayanan.