Berapa Nasi Box yang Harus Dipesan untuk Acara?

Jika sebuah acara dihadiri 100 orang dan masing-masing mendapatkan satu nasi box, maka kebutuhan dasarnya adalah 100 box. Tetapi sebelum melakukan pemesanan, pastikan angka tersebut sudah mencakup semua orang yang memang perlu menerima konsumsi.

Kesalahan menghitung jumlah nasi box biasanya terjadi karena angka yang digunakan hanya jumlah peserta utama tanpa memperhitungkan panitia, pembicara atau pihak lain yang berada di lokasi.

Karena nasi box dibagikan secara individual, perhitungannya sebenarnya cukup mudah apabila daftar penerima konsumsi sudah jelas.

Rumus Dasar Menghitung Jumlah Nasi Box

Untuk satu kali pembagian makanan, rumus paling sederhana adalah:

Misalnya terdapat 120 peserta:

Perhitungan ini berlaku apabila setiap orang memang mendapatkan satu paket makanan.

Jangan Hanya Menghitung Peserta Utama

Sebelum menentukan jumlah akhir, buat daftar siapa saja yang termasuk dalam konsumsi acara.

Selain peserta atau tamu, mungkin terdapat:

• panitia;
• pembicara;
• trainer;
• moderator;
• tim internal;
• kru acara;
• tamu tambahan yang sudah dikonfirmasi.

Misalnya sebuah seminar terdiri dari 100 peserta, 8 panitia dan 2 pembicara.

Jika hanya memesan 100 box, maka kebutuhan 10 orang lainnya belum masuk dalam perhitungan.

Bagaimana Jika Peserta 100 Orang?

Jika benar-benar terdapat tepat 100 orang dan seluruhnya membutuhkan konsumsi, maka kebutuhan awal adalah 100 box.

Catering Ibu Dedeh memiliki pilihan Nasi Box dan Nasi Besek dengan minimum pemesanan 100 porsi.

Namun tetap periksa apakah angka 100 tersebut sudah mencakup panitia dan pihak lain yang juga perlu mendapatkan makanan.

Untuk pembahasan khusus jumlah peserta 100 orang, Anda juga dapat membaca Berapa Porsi Catering yang Dibutuhkan untuk 100 Tamu?

Bagaimana Jika Peserta 150 Orang?

Untuk 150 peserta yang semuanya membutuhkan satu nasi box:

Jika terdapat 10 panitia:

Karena itu, jumlah yang disebut sebagai “peserta” tidak selalu sama dengan jumlah akhir pemesanan.

Bagaimana Jika Peserta 200 Orang?

Untuk 200 peserta:

Jika ada 15 panitia dan 5 pembicara atau tamu internal:

Semakin besar kegiatan, semakin penting untuk membuat daftar penerima konsumsi secara teratur agar tidak ada kelompok yang terlewat.

Apakah Harus Menambahkan Nasi Box Cadangan?

Tidak ada jumlah cadangan yang otomatis benar untuk setiap acara.

Apakah perlu menambah pesanan bergantung pada seberapa pasti jumlah peserta Anda.

Cadangan dapat dipertimbangkan apabila:

• jumlah peserta belum benar-benar final;
• masih mungkin ada tamu tambahan;
• beberapa peserta belum memberikan konfirmasi;
• jumlah panitia masih berubah;
• acara memungkinkan peserta datang tanpa registrasi yang ketat.

Sebaliknya, jika peserta sudah terdaftar secara individual dan daftar penerima konsumsi sudah dikunci, perhitungan dapat dilakukan lebih presisi.

Jangan menambahkan jumlah nasi box secara sembarangan. Gunakan kondisi peserta acara sebagai dasar menentukan apakah cadangan memang diperlukan.

Bagaimana untuk Meeting dan Rapat Kantor?

Untuk meeting atau rapat kantor, nasi box sering menjadi pilihan praktis karena konsumsi dapat dibagikan satu per satu kepada peserta.

Perhitungannya dapat dimulai dari daftar peserta yang dikonfirmasi.

Misalnya:

• 80 peserta meeting;
• 5 orang tim penyelenggara;
• 3 tamu perusahaan.

Maka kebutuhan dasarnya adalah:

Namun perlu diperhatikan bahwa paket Nasi Box dan Nasi Besek Catering Ibu Dedeh memiliki minimum pemesanan 100 porsi.

Jika kebutuhan Anda memang untuk meeting kantor, baca juga Tips Memilih Menu Nasi Box untuk Meeting dan Rapat Kantor.

Bagaimana untuk Seminar atau Training?

Seminar dan training biasanya lebih mudah dihitung karena peserta sering memiliki daftar registrasi.

Namun pastikan daftar konsumsi tidak hanya berisi peserta.

Anda mungkin juga perlu menghitung:

• panitia;
• narasumber;
• trainer;
• moderator;
• tim dokumentasi;
• tim internal penyelenggara.

Jika seminar memiliki 180 peserta tetapi total seluruh penerima konsumsi adalah 195 orang, maka angka 195 yang lebih relevan digunakan untuk menghitung kebutuhan nasi box.

Bagaimana untuk Pengajian?

Pada acara pengajian, jumlah peserta mungkin tidak selalu menggunakan sistem registrasi formal.

Karena itu, gunakan perkiraan peserta yang paling realistis berdasarkan undangan dan pengalaman penyelenggara.

Jika diperkirakan hadir 120 orang dan terdapat 10 orang yang membantu acara:

Jika jumlah peserta masih dapat berubah, lakukan pengecekan kembali mendekati waktu finalisasi pesanan.

Bagaimana untuk Acara Keluarga?

Acara keluarga sering memiliki jumlah tamu yang lebih dinamis dibandingkan kegiatan perusahaan.

Ada tamu yang mungkin datang bersama pasangan atau anggota keluarga lain, sehingga jumlah orang sebaiknya tidak dihitung hanya berdasarkan jumlah undangan.

Misalnya terdapat 70 undangan keluarga tetapi sebagian undangan mewakili dua orang atau lebih.

Dalam kondisi tersebut, menghitung 70 nasi box belum tentu cukup.

Yang perlu dihitung adalah jumlah orang yang diperkirakan akan menerima makanan, bukan jumlah kartu atau pesan undangan yang dikirim.

Bagaimana Jika Ada Dua Kali Sesi Makan?

Jika setiap peserta mendapatkan nasi box lebih dari satu kali dalam sehari, perhitungannya berbeda.

Misalnya training diikuti 100 peserta dan menyediakan makan siang serta makan malam dalam bentuk nasi box.

Jika terdapat panitia yang juga mendapatkan dua kali konsumsi, jumlah mereka perlu ditambahkan dengan perhitungan yang sama.

Karena itu, selain jumlah orang, jumlah sesi makan juga perlu ditentukan.

Bagaimana Jika Ada Beberapa Hari Acara?

Untuk seminar, training atau kegiatan perusahaan yang berlangsung beberapa hari, hitung kebutuhan per hari terlebih dahulu.

Misalnya:

• 120 orang;
• 1 nasi box per orang per hari;
• 3 hari kegiatan.

Namun jika jumlah peserta berubah setiap hari, sebaiknya hitung masing-masing hari secara terpisah.

Hitung Jumlah Box Sebelum Menghitung Budget

Setelah jumlah nasi box diketahui, barulah budget menjadi lebih mudah dihitung.

Contohnya jika Anda membutuhkan 120 nasi box dengan harga Rp25.000 per porsi:

Jika menggunakan harga Rp30.000:

Dengan demikian, jumlah peserta dan pilihan paket sama-sama memengaruhi total budget.

Untuk perhitungan anggaran lebih lengkap, baca Berapa Budget Catering untuk 100 Orang? Ini Cara Menghitungnya.

Pilihan Nasi Box Catering Ibu Dedeh

Saat ini tersedia beberapa pilihan nasi box dan nasi besek dengan minimum pemesanan 100 porsi:

• Paket Hemat Styrofoam — Rp22.000 per porsi;
• Nasi Box Reguler Paket 1 — Rp25.000 per porsi;
• Nasi Besek Premium 1 — Rp30.000 per porsi;
• Nasi Besek Premium 2 — Rp35.000 per porsi;
• Nasi Besek Premium 3 — Rp40.000 per porsi;
• Nasi Besek Premium 4 — Rp45.000 per porsi.

Detail masing-masing paket dapat dilihat melalui halaman Nasi Box & Nasi Besek.

Jangan Lupa Minimum Pemesanan

Jumlah yang dibutuhkan berdasarkan peserta dan minimum pemesanan adalah dua hal yang berbeda.

Misalnya kebutuhan aktual Anda adalah 80 box, tetapi paket memiliki minimum pemesanan 100 porsi.

Dalam kasus tersebut, minimum paket perlu diperhatikan sebelum memutuskan apakah pilihan tersebut sesuai.

Sebaliknya, jika kebutuhan aktual 150 box, minimum 100 porsi sudah terlampaui.

Kapan Jumlah Nasi Box Sebaiknya Difinalisasi?

Anda dapat mulai meminta informasi catering menggunakan perkiraan jumlah peserta.

Namun sebelum pesanan difinalisasi, periksa kembali:

• jumlah peserta terakhir;
• jumlah panitia;
• jumlah tamu atau pembicara;
• jumlah sesi makan;
• tanggal dan waktu;
• lokasi acara.

Jika terdapat perubahan jumlah, komunikasikan kepada vendor dan tanyakan apakah pesanan masih dapat disesuaikan.

Jangan menunggu terlalu mendadak jika jumlah pesanan cukup besar. Lihat juga Kapan Sebaiknya Memesan Catering Sebelum Hari Acara?

Checklist Menghitung Jumlah Nasi Box

1. Hitung jumlah peserta yang akan mendapatkan konsumsi.
2. Tambahkan panitia, pembicara dan pihak lain yang perlu makan.
3. Tentukan berapa kali nasi box dibagikan.
4. Hitung kebutuhan per hari jika acara berlangsung beberapa hari.
5. Pertimbangkan kemungkinan perubahan peserta.
6. Periksa minimum pemesanan paket.
7. Konfirmasikan jumlah akhir sebelum acara.

Jadi, Berapa Nasi Box yang Harus Dipesan?

Jumlah nasi box sebaiknya mengikuti jumlah orang yang benar-benar membutuhkan konsumsi.

Jika ada 100 peserta dan tidak ada penerima konsumsi tambahan, titik awalnya adalah 100 box.

Jika terdapat 100 peserta, 10 panitia dan 5 tamu tambahan, kebutuhan dasarnya menjadi 115 box.

Jika makanan dibagikan dua kali, jumlah tersebut perlu dikalikan dengan jumlah sesi konsumsi.

Jadi jangan hanya bertanya “berapa jumlah peserta?”, tetapi pastikan juga siapa saja yang perlu makan dan berapa kali konsumsi akan diberikan.

Butuh Nasi Box untuk Acara?

Catering Ibu Dedeh menyediakan Nasi Box dan Nasi Besek mulai Rp22.000 per porsi dengan minimum pemesanan 100 porsi.

Pilihan tersebut dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan kantor, meeting, seminar, training, pengajian dan acara lainnya sesuai kebutuhan.

Informasikan jumlah peserta, tanggal, waktu dan lokasi agar kebutuhan serta ketersediaan pelayanan dapat dikonfirmasi.