Catering menjadi salah satu bagian penting dalam pernikahan karena hampir seluruh tamu akan berinteraksi langsung dengan makanan yang disediakan. Untuk acara dengan banyak tamu, pilihan catering perlu mempertimbangkan bukan hanya menu, tetapi juga jumlah orang yang akan makan dan bagaimana sesi makan berlangsung.
Pernikahan dengan 100 tamu tentu memiliki kebutuhan berbeda dengan acara yang dihadiri 300 atau 500 orang.
Karena itu, mulailah dari kebutuhan acara sebelum menentukan paket catering.
1. Hitung Perkiraan Jumlah Tamu dengan Benar
Langkah pertama adalah mengetahui berapa banyak orang yang kemungkinan akan hadir.
Jangan langsung menyamakan jumlah undangan dengan jumlah tamu.
Satu undangan pernikahan dapat mewakili:
- satu orang;
- pasangan;
- keluarga;
- beberapa orang dalam satu kelompok undangan.
Misalnya Anda mengirim 150 undangan, tetapi banyak undangan ditujukan kepada pasangan. Jumlah orang yang hadir tentu berpotensi lebih dari 150.
Dasar menghitung catering sebaiknya jumlah orang yang diperkirakan hadir, bukan hanya jumlah undangan yang dikirim.
2. Jangan Lupa Keluarga, Panitia dan Pihak yang Ikut Makan
Selain tamu undangan, terdapat pihak lain yang mungkin juga masuk dalam kebutuhan konsumsi.
Contohnya:
- keluarga inti;
- panitia;
- tim yang membantu acara;
- pihak lain yang memang perlu mendapatkan konsumsi.
Jumlah tersebut sebaiknya dimasukkan ketika membuat perkiraan kebutuhan catering.
Jika jumlah tamu 200 orang tetapi terdapat tambahan 20 orang yang juga mendapatkan konsumsi, maka angka perencanaan tidak lagi hanya 200.
200 tamu + 20 orang keluarga/panitia yang mendapatkan konsumsi = sekitar 220 orang yang perlu diperhitungkan.
3. Tentukan Konsep Penyajian yang Sesuai
Untuk pernikahan, prasmanan menjadi salah satu pilihan yang dapat dipertimbangkan karena acara biasanya memiliki sesi makan bersama.
Namun jumlah tamu saja tidak cukup untuk menentukan bentuk catering.
Pertimbangkan juga:
- durasi acara;
- jam tamu mulai datang;
- apakah terdapat sesi makan tertentu;
- bagaimana alur tamu selama acara;
- berapa banyak orang yang diperkirakan makan dalam periode yang sama.
Untuk acara tertentu, bentuk konsumsi individual seperti nasi box juga dapat digunakan, tetapi konsepnya tentu berbeda dengan resepsi yang menggunakan makan bersama.
4. Sesuaikan Menu dengan Karakter Tamu
Ketika memilih catering untuk banyak orang, selera pribadi pengantin bukan satu-satunya pertimbangan.
Menu juga perlu dipikirkan dari sisi tamu yang datang.
Jika tamu berasal dari kelompok usia dan latar belakang yang beragam, sebaiknya hindari membuat seluruh pilihan terlalu bergantung pada satu karakter rasa yang sangat spesifik.
Tujuannya bukan mencari makanan yang pasti disukai setiap orang, karena itu hampir tidak mungkin.
Yang lebih realistis adalah memilih paket yang terasa sesuai dengan profil umum tamu dan konsep acara.
Menu pernikahan yang baik bukan harus menjadi favorit setiap tamu, tetapi sebaiknya cukup sesuai untuk mayoritas orang yang hadir.
5. Tentukan Budget per Orang
Untuk acara dengan jumlah tamu besar, menentukan budget per orang akan sangat membantu.
Misalnya Anda menyiapkan sekitar Rp6.000.000 untuk konsumsi 100 orang.
Rp6.000.000 ÷ 100 orang = sekitar Rp60.000 per orang
Dari sini, Anda dapat mulai mencari paket yang berada di sekitar rentang tersebut.
Jika tamunya 200 orang dengan budget per orang yang sama:
200 × Rp60.000 = sekitar Rp12.000.000
Dengan cara ini, dampak perubahan jumlah tamu terhadap total budget menjadi lebih mudah dipahami.
6. Perhatikan Efek Harga Per Porsi pada Total Budget
Pada acara besar, selisih harga yang terlihat kecil per porsi dapat menghasilkan perbedaan total yang cukup besar.
Misalnya Anda membandingkan paket Rp45.000 dan Rp55.000 per porsi.
Untuk 100 orang:
- Rp45.000 × 100 = Rp4.500.000;
- Rp55.000 × 100 = Rp5.500.000.
Selisihnya adalah Rp1.000.000.
Untuk 300 orang:
- Rp45.000 × 300 = Rp13.500.000;
- Rp55.000 × 300 = Rp16.500.000.
Selisihnya menjadi Rp3.000.000.
Semakin banyak tamu, semakin besar dampak setiap perubahan harga per porsi terhadap total anggaran catering.
7. Pertimbangkan Paket Prasmanan Berdasarkan Budget
Catering Ibu Dedeh saat ini memiliki beberapa pilihan Paket Prasmanan dengan minimum pemesanan 100 porsi.
Pilihannya adalah:
- Prasmanan Regular A — Rp45.000 per porsi;
- Prasmanan Regular B — Rp55.000 per porsi;
- Prasmanan Regular C — Rp60.000 per porsi;
- Prasmanan Regular D — Rp65.000 per porsi;
- Prasmanan Platinum E — Rp100.000 per porsi;
- Prasmanan Platinum F — Rp110.000 per porsi.
Anda dapat menggunakan harga per porsi tersebut sebagai titik awal untuk menghitung anggaran berdasarkan jumlah tamu.
Contoh Budget Prasmanan untuk 100 Tamu
Jika jumlah yang dipesan tepat 100 porsi:
- Regular A → Rp4.500.000;
- Regular B → Rp5.500.000;
- Regular C → Rp6.000.000;
- Regular D → Rp6.500.000;
- Platinum E → Rp10.000.000;
- Platinum F → Rp11.000.000.
Perhitungan tersebut hanya merupakan harga paket berdasarkan jumlah porsi. Detail pemesanan dan kebutuhan acara tetap perlu dikonfirmasi langsung.
Contoh Budget Prasmanan untuk 200 Tamu
Jika kebutuhan menjadi 200 porsi:
- Regular A → Rp9.000.000;
- Regular B → Rp11.000.000;
- Regular C → Rp12.000.000;
- Regular D → Rp13.000.000;
- Platinum E → Rp20.000.000;
- Platinum F → Rp22.000.000.
Dari sini terlihat bahwa menentukan perkiraan tamu sejak awal sangat membantu proses perencanaan anggaran pernikahan.
8. Jangan Hanya Memilih Berdasarkan Paket yang Paling Murah
Harga merupakan faktor penting, tetapi bukan satu-satunya hal yang perlu dilihat.
Saat membandingkan catering pernikahan, pertimbangkan:
- jumlah tamu;
- harga per porsi;
- minimum pemesanan;
- jenis paket;
- cara penyajian;
- kesesuaian dengan konsep acara;
- tanggal dan lokasi acara.
Jika suatu paket lebih murah tetapi tidak sesuai dengan kebutuhan acara, selisih harga tersebut belum tentu memberikan keuntungan bagi Anda.
9. Pikirkan Alur Makan Tamu
Untuk pernikahan dengan banyak tamu, bukan hanya jumlah makanan yang perlu dipikirkan. Alur tamu ketika makan juga penting.
Tanyakan kepada diri sendiri:
- apakah tamu datang hampir bersamaan atau bertahap;
- apakah acara berlangsung singkat atau beberapa jam;
- apakah terdapat sesi tertentu ketika sebagian besar tamu makan;
- bagaimana area makan masuk ke dalam rangkaian acara.
Informasi seperti ini juga berguna saat berdiskusi dengan vendor catering.
10. Jangan Berasumsi Mengenai Detail yang Belum Dikonfirmasi
Saat memilih paket catering, jangan berasumsi bahwa suatu fasilitas, layanan atau ketentuan tertentu otomatis termasuk hanya karena pernah melihatnya pada vendor lain.
Jika ada sesuatu yang penting untuk acara Anda, tanyakan secara langsung.
Misalnya, konfirmasikan:
- harga paket;
- minimum pemesanan;
- ketersediaan pada tanggal acara;
- apakah lokasi dapat dilayani;
- detail paket yang dipilih;
- hal lain yang memang penting bagi acara Anda.
Informasi tertulis yang jelas akan memudahkan Anda memeriksa kembali pesanan menjelang acara.
11. Pesan Lebih Awal untuk Pernikahan
Pernikahan sebaiknya tidak diperlakukan seperti pemesanan konsumsi untuk kegiatan mendadak.
Jumlah tamu biasanya lebih banyak dan tanggal pernikahan sudah ditentukan jauh sebelumnya.
Jika Anda sudah mengetahui tanggal, lokasi dan perkiraan tamu, proses mencari catering dapat mulai dilakukan meskipun beberapa detail lain belum final.
Semakin banyak tamu, semakin baik jika ada waktu yang cukup untuk berdiskusi dan mengonfirmasi kebutuhan.
Baca juga Kapan Sebaiknya Memesan Catering Sebelum Hari Acara?
12. Periksa Kembali Jumlah Tamu Menjelang Finalisasi
Jumlah tamu yang digunakan saat pertama kali meminta penawaran belum tentu sama dengan jumlah menjelang acara.
Misalnya perkiraan awal adalah 250 orang, tetapi kemudian meningkat menjadi 300 orang.
Perubahan tersebut akan memengaruhi jumlah porsi dan anggaran.
Karena itu, gunakan angka terbaru ketika pesanan mulai difinalisasi.
Jika jumlah berubah setelah pemesanan, komunikasikan kepada vendor dan tanyakan apakah penyesuaian masih dapat dilakukan.
Bagaimana Menghitung Catering Jika Ada 100 Tamu?
Jika tepat 100 orang membutuhkan makanan, maka 100 porsi dapat digunakan sebagai titik awal perhitungan.
Namun Anda masih perlu memastikan apakah keluarga, panitia atau pihak lain sudah termasuk dalam angka tersebut.
Misalnya:
100 tamu + 10 keluarga/panitia yang juga makan = kebutuhan dasar sekitar 110 orang.
Untuk pembahasan lebih lengkap, baca Berapa Porsi Catering yang Dibutuhkan untuk 100 Tamu?
Bagaimana Jika Budget Pernikahan Sudah Ditetapkan?
Jika Anda sudah mempunyai batas budget catering, bagi dengan jumlah orang yang perlu dilayani.
Contohnya, budget Rp15.000.000 untuk 300 orang:
Rp15.000.000 ÷ 300 orang = sekitar Rp50.000 per orang
Angka tersebut dapat menjadi acuan awal ketika membandingkan pilihan paket.
Namun jangan lupa bahwa jika jumlah tamu bertambah, budget per orang akan turun apabila total anggaran tetap sama.
Prasmanan atau Nasi Box untuk Pernikahan?
Untuk resepsi dengan konsep makan bersama, prasmanan dapat menjadi pilihan yang lebih sesuai.
Nasi box lebih cocok ketika konsumsi memang akan dibagikan secara individual, misalnya pada acara pernikahan dengan format yang berbeda atau kebutuhan tertentu.
Tidak ada aturan bahwa sebuah pernikahan harus selalu menggunakan satu bentuk catering.
Pilih berdasarkan jalannya acara dan cara Anda ingin konsumsi diberikan kepada tamu.
Anda juga dapat membaca Nasi Box atau Prasmanan? Mana yang Lebih Cocok untuk Acara?
Bagaimana dengan Tumpeng?
Nasi tumpeng dapat menjadi pilihan untuk bagian tertentu dari sebuah perayaan, terutama ketika terdapat momen seremonial atau makan bersama dalam skala yang lebih kecil.
Catering Ibu Dedeh menyediakan beberapa pilihan Tumpeng Reguler dan Premium untuk 10, 20 dan 30 pax serta Tumpeng Mini dengan minimum pemesanan 100 porsi.
Penggunaannya dapat disesuaikan dengan konsep acara yang Anda rencanakan.
Checklist Sebelum Memilih Catering Pernikahan
- Hitung perkiraan jumlah orang, bukan hanya jumlah undangan.
- Masukkan keluarga dan pihak lain yang juga mendapatkan konsumsi.
- Tentukan konsep penyajian.
- Siapkan kisaran budget total.
- Hitung budget per orang.
- Bandingkan beberapa pilihan paket.
- Periksa minimum pemesanan.
- Pastikan tanggal dan lokasi acara.
- Tanyakan detail yang belum jelas kepada vendor.
- Perbarui jumlah tamu sebelum finalisasi.
Kesimpulan: Bagaimana Memilih Catering Pernikahan untuk Banyak Tamu?
Mulailah dari jumlah tamu dan konsep acara.
Setelah mengetahui perkiraan orang yang akan makan, tentukan budget per orang dan bandingkan paket yang sesuai dengan rentang tersebut.
Untuk pernikahan dengan konsep makan bersama, prasmanan dapat menjadi salah satu pilihan yang dipertimbangkan.
Jangan hanya memilih berdasarkan harga per porsi. Perhatikan juga minimum pemesanan, jumlah tamu sebenarnya, waktu makan, lokasi dan kesesuaian paket dengan acara.
Dan karena pernikahan biasanya direncanakan jauh sebelumnya, sebaiknya jangan menunggu mendekati hari acara sebelum mulai menghubungi vendor catering.
Sedang Mempersiapkan Catering Pernikahan?
Catering Ibu Dedeh menyediakan Paket Prasmanan mulai Rp45.000 per porsi dengan minimum pemesanan 100 porsi.
Tersedia juga Aneka Tumpeng, Nasi Box dan Nasi Besek serta Liwetan Tampah untuk berbagai kebutuhan acara.
Pelayanan tersedia untuk kebutuhan acara di wilayah Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang dan Bekasi sesuai lokasi, tanggal dan jumlah pesanan.