Bagaimana Menghitung Porsi Prasmanan agar Tidak Kekurangan?

Cara paling aman untuk mulai menghitung porsi prasmanan adalah menggunakan perkiraan jumlah orang yang benar-benar akan makan sebagai angka dasar. Jika diperkirakan 150 orang membutuhkan konsumsi, maka 150 porsi menjadi titik awal sebelum mempertimbangkan panitia, keluarga, tamu tambahan atau perubahan jumlah peserta.

Kesalahan dalam menghitung prasmanan sering terjadi karena penyelenggara hanya menggunakan jumlah undangan, sementara jumlah orang yang hadir sebenarnya berbeda.

Karena itu, perhitungan sebaiknya dilakukan secara bertahap.

Mulai dari Jumlah Orang yang Akan Makan

Angka paling penting bukan jumlah kartu undangan atau jumlah pesan yang dikirim, tetapi jumlah orang yang diperkirakan membutuhkan makanan.

Untuk acara dengan daftar peserta yang jelas, perhitungannya relatif mudah.

Misalnya:

Jika jumlahnya 150 orang:

Namun jangan langsung memfinalisasi jumlah tersebut sebelum memeriksa apakah seluruh penerima konsumsi sudah masuk.

Bedakan Jumlah Undangan dengan Jumlah Orang

Ini sangat penting terutama untuk pernikahan, syukuran dan acara keluarga.

Misalnya Anda mengirim 100 undangan.

Angka tersebut belum tentu berarti 100 orang karena satu undangan dapat ditujukan kepada:

• satu orang;
• pasangan;
• keluarga;
• lebih dari satu orang dalam satu kelompok.

Karena itu, jangan menggunakan rumus:

100 undangan = 100 porsi

kecuali Anda memang sudah mengetahui bahwa setiap undangan hanya mewakili satu orang.

Yang perlu diperkirakan adalah berapa orang yang kemungkinan benar-benar hadir dan makan.

Tambahkan Panitia, Keluarga dan Pihak Lain yang Mendapat Konsumsi

Tamu utama bukan satu-satunya pihak yang mungkin membutuhkan makanan.

Tergantung jenis acara, Anda mungkin juga perlu menghitung:

• panitia;
• keluarga;
• pembicara;
• trainer;
• tim internal;
• pihak lain yang memang termasuk dalam konsumsi.

Misalnya terdapat 150 tamu dan 15 orang lain yang juga mendapatkan konsumsi.

Dengan begitu, jumlah dasar yang digunakan bukan lagi 150 porsi.

Apakah Harus Menambah Porsi Cadangan?

Tidak ada satu angka cadangan yang otomatis tepat untuk semua acara.

Kebutuhan tambahan sangat bergantung pada seberapa pasti daftar tamu Anda.

Porsi tambahan lebih layak dipertimbangkan apabila:

• jumlah tamu masih dapat berubah;
• ada undangan yang belum memberikan konfirmasi;
• acara memungkinkan tamu tambahan;
• jumlah panitia belum final;
• Anda memang ingin menyediakan ruang antisipasi.

Sebaliknya, jika acara menggunakan daftar peserta yang sudah dikunci dan jumlah orang sangat jelas, Anda dapat membuat perhitungan yang lebih presisi.

Jangan menggunakan persentase cadangan tertentu secara otomatis untuk semua acara. Sesuaikan dengan tingkat kepastian jumlah tamu Anda.

Contoh Menghitung Prasmanan untuk 100 Orang

Misalnya Anda mengadakan acara dengan:

• 100 tamu;
• 8 orang keluarga atau panitia yang juga makan;
• 2 orang tambahan yang sudah dikonfirmasi.

Maka kebutuhan dasarnya:

Artinya, angka 110 lebih menggambarkan jumlah orang yang benar-benar membutuhkan konsumsi dibandingkan hanya menggunakan angka 100 tamu.

Contoh Menghitung Prasmanan untuk 150 Orang

Misalnya terdapat:

• 150 peserta utama;
• 10 panitia;
• 5 tamu internal.

Dari angka tersebut, Anda baru dapat mempertimbangkan apakah perlu memberikan ruang tambahan karena jumlah peserta masih berubah atau tidak.

Contoh Menghitung Prasmanan untuk 200 Orang

Untuk acara lebih besar, prosesnya tetap sama.

Misalnya:

• 200 tamu;
• 15 keluarga/panitia;
• 5 pihak tambahan.

Semakin besar acara, semakin penting menggunakan daftar yang jelas agar kelompok tertentu tidak terlewat.

Bagaimana Menghitung Prasmanan untuk Pernikahan?

Pada pernikahan, tantangan utamanya adalah jumlah undangan tidak selalu sama dengan jumlah orang.

Karena itu, buat perkiraan berdasarkan orang, bukan kartu undangan.

Anda dapat memisahkan perhitungan menjadi beberapa kelompok:

1. tamu undangan;
2. keluarga yang hadir;
3. panitia atau pihak yang membantu;
4. pihak lain yang mendapatkan konsumsi.

Setelah itu, jumlahkan seluruh kelompok yang memang akan makan.

Untuk pembahasan tentang pemilihan catering pernikahan, lihat juga Tips Memilih Menu Catering Pernikahan yang Cocok untuk Banyak Tamu.

Bagaimana Menghitung Prasmanan untuk Gathering Kantor?

Gathering perusahaan biasanya lebih mudah dihitung apabila seluruh peserta terdaftar.

Misalnya daftar menunjukkan:

• 180 karyawan;
• 10 orang panitia;
• 5 tamu perusahaan.

Maka kebutuhan awal:

Jika jumlah peserta belum final, sampaikan perkiraan tersebut kepada vendor dan lakukan pembaruan ketika daftar sudah lebih pasti.

Bagaimana Menghitung Prasmanan untuk Syukuran atau Acara Keluarga?

Acara keluarga sering memiliki jumlah peserta yang lebih fleksibel.

Karena itu, buat daftar sederhana berdasarkan kelompok tamu.

Misalnya:

• 60 anggota keluarga;
• 30 teman dan kerabat;
• 10 orang yang membantu acara.

Jika beberapa undangan masih belum pasti, perbarui perhitungan sebelum pesanan difinalisasi.

Apakah 100 Porsi Prasmanan Cukup untuk 100 Tamu?

Jika benar-benar hanya ada 100 orang yang mendapatkan konsumsi, maka 100 porsi merupakan dasar perhitungan yang masuk akal.

Tetapi pertanyaan pentingnya adalah apakah angka 100 tersebut sudah mencakup seluruh penerima makanan.

Jika sebenarnya terdapat:

• 100 tamu;
• 5 anggota panitia;
• 5 anggota keluarga yang belum dihitung;

maka jumlah orang yang perlu diperhitungkan sudah menjadi 110.

Karena itu, jangan hanya melihat angka pada daftar tamu utama.

Bagaimana Jika Jumlah Tamu Belum Final?

Anda tetap dapat mulai menghubungi catering menggunakan rentang perkiraan.

Misalnya:

“Perkiraan tamu saat ini sekitar 180–200 orang.”

Informasi tersebut sudah memberikan gambaran awal kepada vendor mengenai skala acara.

Setelah jumlah tamu lebih jelas, perbarui angka tersebut sebelum finalisasi.

Jangan Menunggu Jumlah Tamu 100% Final untuk Mulai Mencari Catering

Menghitung jumlah akhir memang penting, tetapi bukan berarti Anda harus menunggu seluruh tamu memberikan konfirmasi sebelum mencari vendor.

Jika tanggal, lokasi dan perkiraan jumlah tamu sudah tersedia, Anda sudah dapat mulai mencari pilihan catering.

Misalnya:

Setelah itu, jumlah akhir dapat dikonfirmasi sesuai proses pemesanan dengan vendor.

Baca juga Kapan Sebaiknya Memesan Catering Sebelum Hari Acara?

Hitung Budget Setelah Menentukan Jumlah Porsi

Setelah mengetahui kebutuhan porsi, Anda dapat menghitung perkiraan budget berdasarkan harga per porsi.

Catering Ibu Dedeh menyediakan beberapa pilihan Paket Prasmanan:

• Prasmanan Regular A — Rp45.000 per porsi;
• Prasmanan Regular B — Rp55.000 per porsi;
• Prasmanan Regular C — Rp60.000 per porsi;
• Prasmanan Regular D — Rp65.000 per porsi;
• Prasmanan Platinum E — Rp100.000 per porsi;
• Prasmanan Platinum F — Rp110.000 per porsi.

Minimum pemesanan untuk paket tersebut adalah 100 porsi.

Contoh Budget Prasmanan untuk 100 Porsi

Untuk tepat 100 porsi:

• Regular A → Rp4.500.000;
• Regular B → Rp5.500.000;
• Regular C → Rp6.000.000;
• Regular D → Rp6.500.000;
• Platinum E → Rp10.000.000;
• Platinum F → Rp11.000.000.

Jika kebutuhan Anda lebih dari 100 porsi, kalikan harga paket dengan jumlah porsi yang dibutuhkan.

Contoh: Jika Ternyata Membutuhkan 120 Porsi

Misalnya setelah menghitung tamu, keluarga dan panitia, kebutuhan Anda menjadi 120 porsi.

Jika memilih Regular A Rp45.000 per porsi:

Jika memilih Regular B Rp55.000 per porsi:

Dengan demikian, jumlah porsi sebaiknya dihitung sebelum menetapkan total anggaran.

Contoh: Jika Membutuhkan 200 Porsi

Untuk 200 porsi:

• Regular A → Rp9.000.000;
• Regular B → Rp11.000.000;
• Regular C → Rp12.000.000;
• Regular D → Rp13.000.000;
• Platinum E → Rp20.000.000;
• Platinum F → Rp22.000.000.

Perhitungan sederhana seperti ini membantu Anda melihat pengaruh jumlah tamu terhadap budget secara langsung.

Jangan Mengurangi Porsi Hanya karena Menganggap Sebagian Tamu Tidak Akan Makan

Memang ada kemungkinan sebagian tamu tidak mengambil makanan.

Namun sebelum acara berlangsung, sulit memastikan siapa yang makan dan siapa yang tidak.

Karena itu, sebaiknya jangan mengurangi jumlah hanya berdasarkan asumsi seperti:

“Pasti ada beberapa orang yang tidak makan.”

Gunakan perkiraan jumlah orang yang secara wajar akan membutuhkan konsumsi.

Jika terdapat data konfirmasi kehadiran yang lebih akurat, gunakan data tersebut untuk memperbarui perhitungan.

Prasmanan atau Nasi Box, Mana yang Lebih Mudah Dihitung?

Nasi box lebih langsung dari sisi pembagian karena satu paket dialokasikan kepada satu orang.

Pada prasmanan, makanan disajikan bersama, tetapi jumlah orang yang akan makan tetap menjadi dasar ketika menentukan kebutuhan paket.

Pilihan sebaiknya tidak hanya berdasarkan kemudahan menghitung.

Pertimbangkan juga bentuk acara dan cara konsumsi akan diberikan.

Lihat perbandingan lengkapnya di Nasi Box atau Prasmanan? Mana yang Lebih Cocok untuk Acara?

Kesalahan yang Sebaiknya Dihindari Saat Menghitung Prasmanan

Beberapa kesalahan sederhana yang perlu diperhatikan antara lain:

1. menggunakan jumlah undangan sebagai jumlah orang tanpa memeriksanya;
2. melupakan keluarga atau panitia yang mendapatkan konsumsi;
3. mengabaikan perubahan jumlah peserta;
4. mengurangi jumlah berdasarkan asumsi bahwa sebagian tamu tidak makan;
5. tidak memeriksa minimum pemesanan;
6. tidak mengonfirmasi jumlah terbaru kepada vendor;
7. baru melakukan perhitungan menjelang hari acara.

Anda juga dapat membaca 7 Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Memesan Catering untuk Acara.

Checklist Menghitung Porsi Prasmanan

Sebelum memfinalisasi jumlah, periksa checklist berikut:

1. Hitung perkiraan jumlah orang yang benar-benar hadir.
2. Bedakan jumlah undangan dengan jumlah orang.
3. Tambahkan keluarga, panitia atau pihak lain yang mendapat konsumsi.
4. Periksa apakah jumlah tamu masih dapat berubah.
5. Tentukan apakah perlu memberikan ruang untuk perubahan peserta.
6. Periksa minimum pemesanan paket.
7. Hitung total budget berdasarkan jumlah porsi.
8. Konfirmasikan jumlah terbaru kepada vendor sebelum acara.

Jadi, Bagaimana agar Prasmanan Tidak Kekurangan?

Mulailah dengan angka yang benar.

Hitung berdasarkan jumlah orang yang diperkirakan benar-benar membutuhkan konsumsi, bukan hanya jumlah undangan.

Setelah itu tambahkan pihak lain seperti panitia atau keluarga yang memang perlu mendapatkan makanan.

Jika jumlah peserta masih dapat berubah, pertimbangkan kondisi tersebut sebelum pesanan difinalisasi.

Tidak perlu menggunakan satu rumus cadangan yang sama untuk setiap acara. Pernikahan dengan tamu yang belum seluruhnya terkonfirmasi tentu berbeda dengan gathering perusahaan yang memiliki daftar peserta pasti.

Semakin akurat data tamu Anda, semakin baik pula dasar perhitungan catering.

Butuh Prasmanan untuk Acara?

Catering Ibu Dedeh menyediakan Paket Prasmanan mulai Rp45.000 per porsi dengan minimum pemesanan 100 porsi.

Tersedia pilihan Paket Regular A, B, C, D serta Paket Platinum E dan F untuk berbagai kebutuhan acara.

Untuk jenis penyajian lainnya, tersedia juga Nasi Box dan Nasi Besek, Aneka Tumpeng serta Liwetan Tampah.

Informasikan jenis acara, perkiraan jumlah tamu, tanggal dan lokasi untuk mengonfirmasi pilihan serta ketersediaan pelayanan.